Этикет о переписке

Всегда ли вы следуете правилам личной и деловой переписки? К сожаление – не всегда
и этикет здесь очень важен.


Личная переписка


Личные послания необходимо писать от руки, а не на компьютере, особенно те, где выражается благодарность, поздравление или, наоборот, соболезнование. Это подчеркнет вашу искренность, личное отношение к адресату и событию в его жизни.


Если письмо личного характера имеет большую важность, сначала нужно сделать черновик.

Обязательно перечитайте письмо перед тем, как запечатать в конверт. Это нужно делать даже в том случае, если вы очень торопитесь с отправкой.

Не следует писать писем в плохом настроении. Конечно, иногда хочется излить свой гнев и досаду на бумаге, и если вы это сделали, не запечатывайте письмо. Перечитав его на следующий день, вы не пожалеете о том, что не отправили его. Ваше настроение улучшилось, и теперь можно писать новое, совершенно иное письмо.


Бумагу для письма и конверт надо подбирать тщательно. Письмо должно начинается с обращения, заканчивается «формулой вежливости» и подписью. В личных письмах эти «формулы» разнообразны. У Чехова, например, встречаем: «Искренне Вас уважающий», «Желаю Вам всего хорошего», «Всем низко кланяюсь, Ваш А. П. Чехов».


Складывать письмо нужно не больше двух раз, адрес на конверте должен быть четким и разборчивым. Получив письмо, ответьте как можно быстрее.


Всегда помните о том, что грубое или резкое письмо способно причинить глубокую душевную травму. Недаром говорят, что «словом можно убить человека». Поэтому, прежде чем что-то сказать, подумайте и не спешите. И неприятное известие можно облечь в мягкую, тактичную форму. Немногословными должны быть письма соболезнования. Главное, чтобы слова были искренними, без лишнего пафоса. Такое письмо следует отправить сразу же после получения сообщения о смерти. Не стоит посылать письмо-соболезнование по прошествии значительного времени, чтобы вновь не повергать в скорбь людей, возможно, в какой-то мере уже смирившихся с потерей близкого человека. Письмо с выражением соболезнований принято писать на обычной белой бумаге от руки.


Получив письмо в присутствии постороннего, отложите его в сторону и закончите сначала вашу беседу. Если же письмо срочное, извинитесь перед собеседником, отойдите в сторону и просмотрите послание как можно скорее.


Нетактично при посторонних читать вслух письма, предназначенные только вам (это оскорбляет человека, пославшего письмо). И совсем отвратительной является манера вскрывать и читать чужие письма (даже если оно адресовано вашему близкому родственнику). Также неприлично и интересоваться содержанием записки, адресованной другому лицу, которое находится в вашей компании.


Открытки с поздравлениями и приглашениями посылаются без конверта.

Если ваш корреспондент перестал отвечать на ваши письма и не желает продолжать переписку, вам тоже следует прекратить посылать ему письма.

Деловая переписка


В деловой переписке стиль упрощается, но условностей в ней больше, чем в личной.


Служебные письма печатаются на компьютере в установленной форме. Печатать деловое письмо следует через полтора-два интервала, оставляя слева поле шириной 2-3 см (чтобы его можно было подшить к делу). Абзац должен начинаться с красной строки, отступая на 5 пробелов от поля. Деловые письма следует писать на чистой белой бумаге, на лицевой стороне. Страницы письма должны быть пронумерованы.


Конверт должен быть такого же качества и цвета, что и письмо. Если конверт слишком прозрачен, сначала вложите письмо во второй конверт из более плотной бумаги. Складывают письмо текстом внутрь. Особо важные письма не сгибают, а посылают в большом плотном конверте.


Деловое письмо включает следующие составные части:


- заголовок;

- дата;
- наименование и адрес получателя;
- вступительное обращение;
- основной текст;
- заключительная фраза вежливости;
- указания на приложения.

Дата письма ставится в левом углу, фамилия лица или название организации, а также адрес, по которому направляется письмо, проставляется на правой стороне листа - чуть ниже строки с датой. Подпись ставится на правой стороне листа, под «формулой вежливости».


А если текст не помещается на одном, переносят на другой или третий. Письма должны быть аккуратными, без помарок и исправлений. Неумно и некрасиво отправлять письма с орфографическими ошибками. Если вы не отличаетесь большой грамотностью, при написании письма вооружитесь словарем.


Помимо текста, важны и другие правила переписки. Формальной стороне корреспонденции во многих странах придается большее, чем у нас, значение. Об этом нужно помнить, отправляя письма зарубежным друзьям, коллегам и партнерам. Письмо зарубежному партнеру необходимо направлять на его родном языке либо на английском языке (язык международного общения). Для страховки можно послать дубликат письма на русском языке. Оформляя такое письмо, следует помнить, что за рубежом принято сначала писать должность и фамилию адресата, затем название фирмы, адрес, город и лишь в конце - страну. Дату написания лучше всего разместить в левом верхнем углу листа.

‹ Предыдущая Следующая ›

Мы ВКонтакте: vk.com/womenswhim